Trong những năm gần đây, kinh tế sản xuất phát triển mạnh kéo theo ngành sản xuất bao bì cũng tăng trưởng không ngừng. Cơ hội này cũng mở ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước. Dù “sinh sau đẻ muộn” nhưng Phước Hiệp Thành đã vượt qua các đối thủ lớn trong ngành và bức phá thành công.

Phước Hiệp Thành và những khó khăn trong công tác quản lý sản xuất

Ngày nay, Công ty TNHH MTV bao bì Phước Hiệp Thành được thành lập năm 2015 chuyên sản xuất, cung cấp các loại in bao bì trong lĩnh vực: thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, đóng gói sản phẩm, nông nghiệp, thủy sản… Là một trong những công ty có dây chuyền sản xuất bao bì giấy tổ ong lớn hàng đầu Việt Nam.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất bao bì như Phước Hiệp Thành thì việc làm sao để duy trì chất lượng sản phẩm và hạn chế tối đa lãng phí khi sản xuất các đơn hàng là một bài toán vô cùng phức tạp. Khi chưa ứng dụng hệ thống ERP vào sản xuất, Phước Hiệp Thành cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong công tác quản trị và vận hành như:

• Trong quản lý mua hàng: Do thường xuyên phát sinh các đơn hàng với các mẫu mã thiết kế đa dạng, kích thước khác nhau. Khách hàng thường xuyên thay đổi mẫu mã để đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng. Điều này đòi hỏi nhà sản xuất phải cân đối nhu cầu vật tư, nguyên liệu kịp thời và xác định chu kỳ nhập kho theo từng loại để đáp ứng yêu cầu sản xuất nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí lưu kho.

• Trong lập kế hoạch và quản lý các công đoạn sản xuất: Các sản phẩm ngành bao bì gồm nhiều công đoạn sản xuất khác nhau, tương ứng với các yêu cầu kiểm soát chất lượng với nhiều chỉ tiêu khác nhau. Mỗi công đoạn đều phải thống kê nhằm kiểm soát tốt tiến độ sản xuất. Ngoài ra với đặc trưng ngành nghề, số lượng đơn hàng ít hay nhiều tùy theo các thời điểm khác nhau trong năm, gây khó khăn trong việc lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu, máy móc và nhân sự.

• Trong công tác kiểm soát máy móc thiết bị: Nhà máy sản xuất phải luôn đảm bảo máy móc thiết bị được bảo dưỡng định kỳ, chủ động trong việc xử lý các sự cố hư hỏng đột xuất. Vì vậy doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn trong việc quản lý dữ liệu bảo trì và đưa ra các cảnh báo bảo dưỡng kịp thời.

• Trong kiểm soát chất lượng: Với sức cạnh tranh gay gắt trong ngành sản xuất bao bì của các doanh nghiệp trong nước so với các doanh nghiệp nước ngoài hiện nay, thì việc đảm bảo chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Ngoài yếu tố cạnh tranh về giá, về mẫu mã thì chất lượng là yếu tố cạnh tranh mà các nhà quản trị cần đặc biệt chú ý đến. Nhưng nếu không có quy trình và công cụ kiểm soát chất lượng thì rất khó kiểm soát.

• Trong công tác quản lý dữ liệu: Với việc quản lý dữ liệu bằng bảng tính excel và các phần mềm rời rạc đã khiến các dữ liệu cần quản lý (khách hàng, nhà cung cung cấp, kế hoạch sản xuất, tình trạng nguyên vật liệu…) vốn đã phức tạp lại còn khó kiểm soát. Dữ liệu phân tán gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin phục vụ sản xuất, dữ liệu dễ bị sai sót, khó có được cái nhìn tổng quát về tình hình sản xuất.

Cùng với sự bùng nổ của số lượng các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa là hàng loạt công ty sản xuất bao bì được thành lập. Để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc tìm hiểu và đưa vào áp dụng một hệ thống quản lý sản xuất tích hợp là vô cùng cần thiết đối với Phước Hiệp Thành.

Vấn đề được giải quyết cùng hệ thống quản lý sản xuất Odoo

Để kiện toàn bộ máy quản lý, sau một thời gian trao đổi, ban giám đốc Phước Hiệp Thành đã tin tưởng và đồng hành cùng ERPOne triển khai hệ thống quản lý sản xuất Odoo - Odoo Manufacturing, bao gồm:

• Hoạch định và quản lý sản xuất

• Hoạch định kế hoạch nguyên vật liệu

• Quản lý vòng đời sản phẩm

• Quản lý Tồn Kho

• Quản lý bảo trì

• Kiểm soát chất lượng

Sau khoảng 3 tháng triển khai, hệ thống đã được nghiệm thu và hiện nay trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý sản xuất tại Phước Hiệp Thành. Bằng cách hợp lý hóa tất cả các quy trình thành một hệ thống hiệu quả và việc truy cập cơ sở dữ liệu được đơn giản hóa thông qua giao diện thân thiện với người dùng, nhân viên có thể có được thông tin liên quan cần thiết để thực hiện công việc của họ.

Đặc điểm của hệ thống quản lý sản xuất tại Phước Hiệp Thành

Module quản lý sản xuất dành riêng

Module sản xuất sẽ hoạt động như trung tâm điều khiển cho tất cả các hoạt động sản xuất:

a.         Lập kế hoạch sản xuất

Sau khi nhận đơn hàng đã được duyệt, bộ phận kế hoạch sản xuất dễ dàng lập kế hoạch sản xuất. Dựa vào năng lực sản xuất của nhà máy, số lượng sản xuất, định mức vật tư và các công đoạn sản xuất mà phần mềm hỗ trợ tự động lập kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe về thời gian cung ứng sản phẩm.

b.       Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

Dự thảo hóa đơn nguyên vật liệu và phân công cho các sản phẩm và danh mục sản phẩm. Odoo Manufacturing hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hoạt động định tuyến sản phẩm và quản lý nguyên liệu thô đáp ứng được yêu cầu nhiều biến động của hoạt động sản xuất. Tất cả thông tin về vật liệu tồn kho, chu kỳ nhập hàng và tính toán nhu cầu vật tư theo từng giai đoạn đáp ứng kế hoạch sản xuất đều được thể hiện trực quan, chính xác. Để giúp doanh nghiệp có quyết định mua hàng hiệu quản, phần mềm còn có tính năng tra cứu giá, lịch sử giao dịch…

c.        Quản lý sản xuất

Odoo Manufacturing hệ thống hóa hoạt động sản xuất giúp cho việc truy cập thông tin trở nên đơn giản:

• Lệnh sản xuất (Production order): Dựa trên kế hoạch sản xuất đã được lập, bộ phận lập kế hoạch chỉ cần thực hiện 1 vài thao tác đơn giản để chuyển lệnh sản xuất cho người quản lý duyệt và chuyển lệnh sản xuất xuống các phân xưởng để tiến hành sản xuất.

• Lệnh công đoạn (Work order): Vật tư tiêu hao và bán thành phẩm được quản lý cụ thể theo từng công đoạn cũng như ghi nhận giờ công, giờ máy và công suất máy chạy để tính năng lực sản xuất của nhà máy.

• Lệnh sửa chữa (Repair order): Quản lý sửa chữa các sản phẩm lỗi cần xử lý thêm.

Quản lý bảo dưỡng bảo trì

Module bảo trì chuyên dụng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động bảo trì trên các thiết bị máy móc. Tự động xác định thiết bị trong các trung tâm làm việc đặc biệt và lên lịch bảo trì dự dòng bằng cách tính toán các thống kê hay khuyến cáo từ nhà sản xuất.

• Bảo trì dự phòng: Tự động kích hoạt yêu cầu bảo trì theo bảng điều khiển bảo trì đã được xác định rõ ràng.

• Bảo trì khắc phục: Bảo trì sửa chữa trực tiếp từ bảng điều khiển bảo trì.

• Thống kê: Nhận tất cả các báo cáo thống kê về hoạt động bảo trì.

Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)

PML hỗ trợ tự động hóa quy trình phát triển sản phẩm, quản lý tất cả các yếu tố của sản phẩm từ giai đoạn phát triển ý tưởng thiết kế sơ bộ cho đến khi sản phẩm hết vòng đời. PLM Odoo tích hợp các thông tin, cá nhân, thủ tục ngoài các hệ thống kế thừa và cung cấp cấu trúc sản phẩm cho doanh nghiệp. Từ đó mang lại nhiều lợi ích như ít lỗi sản xuất hơn, rút ngắn chu kỳ sản xuất và thời gian thực hiện.

Quản lý vòng đời sản phẩm Odoo PLM sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát việc lập kế hoạch và các khía cạnh sản xuất:

• Quản lý các thay đổi kỹ thuật đơn hàng theo thời gian;

• Ghi nhật ký nguyên liệu thô, bán thành phẩm và các bộ phận;

• Quản lý hóa đơn nguyên vật liệu;

• Theo dõi quy trình sản xuất và các loại lệnh thay đổi kỹ thuật;

• Phê duyệt đơn hàng thay đổi kỹ thuật;

• Duy trì lịch sử và kiểm soát phiên bản;

• Ghi lại những thay đổi về nhu cầu, cải tiến, chi phí và phát sinh liên quan đến khách hàng;

Quản lý hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là một vấn đề thiết yếu trong quá trình sản xuất đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung cũng như Phước Hiệp Thành nói riêng. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và tránh các thiệt hại trong quá trình lưu trữ, doanh nghiệp cần phải kiểm soát tốt về cả số lượng vật tư, các giá trị và việc sử dụng, luân chuyển.

Với ứng dụng Odoo để kiểm soát hàng tồn kho đã giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mức độ tồn kho, dễ dàng đưa ra các quyết định tốt hơn để duy trì mức cung ổn định đáp ứng yêu cầu sản xuất. Hệ thống hỗ trợ quản lý chi tiết từ nguyên liệu thô cho đến quản lý việc di chuyển thành phẩm, bán thành phẩm cho quá trình sản xuất với các tính năng nổi bật:

• Quản lý nhiều kho hàng;

• Kiểm soát hàng tồn kho dựa trên kế hoạch được dự báo chính xác;

• Tự động hóa chuỗi cung ứng với các quy tắc đặt hàng, quy tắc tồn tối thiểu hoặc kế hoạch sản xuất;

• Quản lý lưu trữ ở các vị trí xác định của nhà kho;

• Quét mã vạch để có các hoạt động quản lý, truy xuất dữ liệu hiệu quả;

• Chỉ định số lô, số seri trên sản phẩm;

• Phân loại và luân chuyển sản phẩm được xác định rõ ràng;

• Định giá hàng tồn kho tự động;

Odoo Dashboard còn hỗ trợ cung cấp những báo cáo phân tích chi tiết nhất cho quá trình sản xuất như báo cáo phân tích hiệu suất làm việc tại các đơn vị sản xuất, phân tích chi tiết về dây chuyền sản xuất, hoạch định chiến lược sản xuất thay thế…

Hệ thống quản lý sản xuất Odoo cung cấp toàn diện những tính năng nhà quản lý cần, tăng sức mạnh cho nguồn nhân lực và cải thiện năng lực cạnh tranh cho Phước Hiệp Thành. Với Odoo, Phước Hiệp Thành luôn nắm bắt thông tin kịp thời để đưa ra những quyết định phù hợp cũng như quản lý quy trình sản xuất chuyên nghiệp và hiệu quả.