Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về mặt kinh tế tại các thành phố lớn là hệ quả về mặt môi trường như ô nhiễm môi trường, ô nhiễm tiếng ồn, diện tích cây xanh ngày càng giảm… do đó việc phát triển đô thị bền vững là vô cùng cấp thiết. Để đáp ứng được nhu cầu này của các nhà đầu tư, Becamex đã và đang xây dựng một hệ sinh thái toàn diện theo mô hình One-Stop-Service. Tất cả các nhu cầu về làm việc, sinh sống và vui chơi của các nhà đầu tư và người lao động đều được đáp ứng đầy đủ với chất lượng tốt nhất.

Những bất cập trong quản lý tài sản tại Becamex

Cũng như các doanh nghiệp khác, Becamex cũng bắt đầu quản lý có số liệu về tài sản và thiết bị từ excel. Hồ sơ, lý lịch và nhật ký vận hành của thiết bị chủ yếu lưu trữ bằng sổ sách, giấy tờ. Công tác kiểm tra, bảo trì thiết bị được ghi nhận thủ công bằng các phiếu kiểm tra, Zalo…

Tuy nhiên, khối lượng tài sản ngày càng nhiều và sự chuyên môn hóa các bộ phận. Số bộ phận tham gia vào quy trình quản lý ngày một tăng cao, song cơ sở dữ liệu của tài sản lại rời rạc đã gây ra rất nhiều áp lực trong quá trình quản lý tài sản, thiết bị tại Becamex. Các vấn đề bất cập điển hình là:

Bất đồng bộ dữ liệu => Khó kiểm soát đầy đủ, chính xác về thông tin hồ sơ tài sản, thiết bị.

Khó khăn trong việc tra cứu lý lịch thiết bị, lịch bảo dưỡng bảo trì, sự cố => Thiết bị không được bảo dưỡng đúng hạn, khó khăn trong quản lý giám sát bảo trì, sửa chữa sự cố.

Mất thời gian trong công tác kiểm kê thống kê số liệu báo cáo.

Không có kế hoạch bảo trì hợp lý => Gây lãng phí hoặc không hiệu quả.

Khi số liệu về tài sản, thiết bị không được đồng bộ và minh bạch giữa các phòng ban => Dễ xảy ra tình trạng tham ô, mất mát tài sản quan trọng trong quá trình sử dụng và luân chuyển.

Mỗi khâu trong quá trình quản lý đều có sự tham gia của đại diện nhiều bộ phận, gây tốn kém thời gian và chi phí cho nhân lực. Sự chính xác của các dữ liệu quản lý phụ thuộc lớn vào sự tương tác giữa các bộ phận với nhau trong mỗi quy trình phụ.

Chưa kể, mô hình quản lý truyền thống này vẫn chưa thể hiện được sự chặt chẽ và tối ưu hóa hiệu quả trong khai thác sử dụng. Do đó, Becamex đã quyết định số hóa quy trình nhằm giảm thiểu rủi ro về thất thoát, hư hỏng và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.

*** Becamex: Bài toán khó giải trong quản lý cây xanh

Mô hình đô thị bền vững của Becamex ngày càng phát triển và thành công. Kéo theo đó là số lượng cây xanh cần quản lý tăng cao. Bài toán quản trị trở nên nan giải hơn khi Becamex cần quản lý hơn 50.000 cây xanh, cần biết profile của từng cây, được tưới nước hay chưa? Tưới vào thời gian nào, có đúng lịch không? Lượng nước hàng tháng hàng năm như thế nào? Hệ thống cần mô hình hóa lại thế giới thực nhằm giúp nhà quản lý không mất nhiều thời gian và công sức trong việc giải quyết những vấn đề ngoài thực địa.

Lời giải tối ưu cho bài toán quản lý tài sản của Becamex

Áp dụng những nguyên tắc trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp và yêu cầu thực tế tại Becamex, ERPOne đã tư vấn và triển khai một hệ thống quản trị doanh nghiệp Odoo tích hợp với thiết bị RFID nhằm giải quyết các vấn đề tồn đọng tại Tổng công ty Becamex. Một mô hình mang tính minh bạch cao, các tính năng trên phần mềm đều hướng đến tổng thể hóa, đồng nhất hóa và quy chuẩn hóa. Nhờ vậy, bộ máy quản lý tài sản của Becamex sẽ được tinh gọn và tiết kiệm thời gian tương tác của các bộ phận với nhau.

Odoo quản lý tài sản theo chuẩn mực kế toán khi hỗ trợ lập và in chi tiết thẻ thông tin tài sản, thiết bị. Đồng thời quản lý thông tin biến động linh hoạt từ các biến động về nguyên giá, giá trị khấu hao đến các thông tin hạch toán khi trích khấu hao. Bên cạnh đó, Odoo còn hỗ trợ kết nối tạo ra các chứng từ kế toán giúp kế toán có thể theo dõi toàn bộ dữ liệu. Với các biến động thanh lý tài sản, phần mềm hỗ trợ tự động xác định giá trị còn lại và tạo ra các bút toán hạch toán tương ứng.

Ngoài ra, Odoo còn giúp quản lý định mức tiêu hao và chu kỳ bảo dưỡng. Cụ thể là dựa trên hồ sơ quản lý tài sản và khuyến cáo từ nhà sản xuất để xây dựng kế hoạch bảo dưỡng bảo trì cũng như kế hoạch định mức vật tư cho tài sản, thiết bị. Hơn thế nữa, Odoo còn có khả năng kết nối với thiết bị ngoại vi giúp việc quản lý tài sản, thiết bị trở nên hiệu quả hơn.

Các chức năng của hệ thống quản trị tài sản tại Becamex

Hệ thống này được ERPOne triển khai thành công chỉ trong 3 tháng ngắn ngủi, đáp ứng nhu cầu đưa  vào sử dụng ngay của Becamex vài giải quyết triệt để các khó khăn mà họ mắc phải ở trên.

Các chức năng nổi bật của hệ thống quản lý tài sản tại Becamex:

Quản lý hồ sơ tài sản, thiết bị: thông tin chi tiết tài sản; thông tin theo vòng đời tài sản; tình trạng sử dụng; tình trạng vận hành…

Quản lý hồ sơ đối tác/nhà cung cấp. Theo dõi lịch sử mua hàng theo từng nhà cung cấp.

Quản lý hợp đồng mua sắm tài sản, thiết bị

Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ: Danh mục chu kỳ bảo trì bảo dưỡng; xử lý sự cố; thiết lập và theo dõi kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ các tài sản, thiết bị.

Theo dõi trạng thái hoạt động của tài sản và thiết lập cảnh báo khi đến thời hạn bảo trì.

Quản lý danh sách công việc, phân công công việc, nhắc việc.

Định vị tài sản trên bản đồ.

Tích hợp RFID Reader để quản lý tồn kho nhanh chóng.

Mobile App nhân viên tra cứu tài sản.

Mobile App kỹ thuật viên sửa chữa tài sản, sự cố.

Hệ thống báo cáo quản trị: Báo cáo tài sản, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bảo dưỡng bảo trì, báo cáo công việc, báo cáo yêu cầu, báo cáo chi phí.

Xem ngay các chức năng quản lý tài sản Odoo             

** Lời giải bài toán quản lý cây xanh:

Ứng dụng công nghệ RFID giúp xác định được vị trí nhanh chóng cũng như kiểm tra được tình hình cây xanh thực tế, dữ liệu nhập xuất liên tục và ngay lập tức. Mỗi thẻ chip RFID được gắn sẵn lên cây và mỗi xe bồn tưới nước được trang bị 1 bộ điều khiển FX7500 + 1 anten AN480. Bộ điều khiển FX7500 được cài đặt các app chuyên dụng nhúng trong thiết bị và có thể trang bị bộ kết nối 3F/wifi để đồng bộ dữ liệu ngay lập tức. Khi xe đi qua các điểm gắn chip hệ thống sẽ đọc được các thông tin: mã chip – mã cây; mã xe – biển số xe bồn; thời gian đọc – thời gian tưới. Và các dữ liệu này được đồng bộ định kỳ lên server.

Việc triển khai Odoo đã đem lại thành công lớn cho Becamex. Sự linh hoạt mà Odoo đem đến cùng với khả năng tùy chỉnh là một giá trị gia tăng đáng kể. Trong suốt hành trình của mình với Odoo và ERPOne, Becamex đã chuẩn hóa các quy trình và quản lý tài sản tốt hơn. Không chỉ vậy, Odoo còn giúp doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của mỗi loại tài sản. Điều này mang đến tầm nhìn tốt hơn cho doanh nghiệp trong các dự toán về đầu tư tài sản doanh nghiệp, dễ dàng đưa ra quyết định đầu tư hoặc bác bỏ các phương án trùng lặp tài nguyên không cần thiết.