Quản lý tài sản, vật tư thiết bị chuyên nghiệp với Odoo ERP

Quản lý tài sản, vật tư thiết bị là một trong những phần quan trọng của giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Số hóa quy trình quản lý tài sản trên cùng một hệ thống quản trị sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát, chủ động trong sản xuất, kinh doanh và khai thác tối đa tiềm năng của mỗi loại tài sản. Từ đó, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI SẢN, VẬT TƯ THIẾT BỊ TRONG DOANH NGHIỆP

Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang quản lý tài sản, vật tư thiết bị bằng sổ sách/excel hoặc các phần mềm quản lý độc lập. Dữ liệu được lưu trữ thủ công và rời rạc đã gây ra nhiều bất cập trong quản lý tài sản, vật tư thiết bị tại doanh nghiệp:

Các phần này gần như không thống nhất với nhau khiến các bộ phận khác nhau muốn có thông tin đầy đủ về hiện trạng tài sản cố định mất khá nhiều thời gian và công sức và đôi khi không chính xác. Do đó, cần có giải pháp quản lý tập trung mọi tài sản cố định của doanh nghiệp trên cùng hệ thống để đảm bảo các thông tin về tài sản được chia sẻ chung nhất cho toàn bộ các bộ phận có liên quan.

Những bất cập thường gặp trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp:

Tình trạng bất đồng bộ số liệu quản lý khiến họ mất nhiều thời gian và công sức trong khâu quản lý: hư hỏng; thất thoát; lúc cần sử dụng thì tìm không ra; quên lịch bảo trì máy móc; khả năng sẵn sàng hoạt động không ổn định; tốn nhiều thời gian để tính khấu hao;…
Quá trình quản lý chia thành nhiều khâu, mỗi khâu lại có sự tham gia của đại diện nhiều bộ phận, gây tốn kém thời gian và chi phí cho nhân lực.
Sự chính xác của dữ liệu phụ thuộc chính và sự tương tác giữa các bộ phận với nhau trong mỗi khâu xử lý.
Dữ liệu không tập trung, thiếu minh bạch gây ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác sử dụng.

TẠI SAO BẠN NÊN CHỌN QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG ODOO ERP?

Odoo ERP giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý tài sản và vật tư thiết bị một cách toàn diện. Tài sản được quản lý đúng cách, sử dụng đúng cách và bảo trì đúng cách giúp nâng cao hiệu quản lý và tối ưu hóa vòng đời tài sản. Không chỉ vậy, Odoo còn giúp thay đổi tư duy và cách thức làm việc của các bộ phận liên quan ngày một tinh gọn, hiệu quả hơn.

Sau đây là những lý do khiến các doanh nghiệp lựa chọn Odoo để quản lý tài sản:

Quản lý tập trung thông tin tài sản, vật tư thiết bị và nhà cung cấp.
Quản lý kế hoạch bảo trì phòng ngừa chủ động và hiệu quả.
Giảm thời gian ngừng hoạt động của vật tư thiết bị, tăng tuổi thọ của vật tư thiết bị.
Quản lý kế hoạch bảo trì phòng ngừa chủ động, hiệu quả.
Cung cấp đầy đủ thông tin hỗ trợ ra quyết định bảo trì khắc phục.
Cải thiện dữ liệu phân tích, báo cáo chính xác và logic.

CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỦA ODOO

Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP Odoo cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài sản, vật tư thiết bị như: tự động hóa quy trình; quản lý thông tin tài sản, vật tư thiết bị; cập nhật trạng thái tài sản, vật tư thiết bị theo thời gian thực; dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khối lượng công việc dự kiến ở giai đoạn tiếp theo; kiểm soát chi phí bảo dưỡng bảo trì; kiểm kê và khấu hao tài sản... Tùy theo mục đích và loại hình tài sản mà nghiệp vụ quản lý tài sản, chức năng quản lý tài sản sẽ được cấu hình trong các phân hệ tương ứng như phân hệ sản xuất, phân hệ kế toán...

I. QUẢN LÝ TÀI SẢN, VẬT TƯ THIẾT BỊ

Quản lý tài sản là một quá trình chiến lược và có hệ thống để vận hành, duy trì, cải thiện và mở rộng tài sản vật tư thiết bị (máy móc, dây chuyền sản xuất,...) một cách hiệu quả trong suốt vòng đời của chúng. Tất cả các hoạt động quản lý đều có thể được lập kế hoạch, thực hiện và giám sát trong hệ thống.

1. Quản lý kho tài sản, vật tư thiết bị

Odoo hỗ trợ số hóa dữ liệu tài sản và vật tư thiết bị, thiết lập quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu các trang vật tư thiết bị. Cho phép nhà quản lý tổ chức và giám sát toàn bộ hệ thống tài sản, vật tư thiết bị theo phân loại và sự phân cấp tài sản.

Quản lý thông tin tài sản: bao gồm các thông tin tĩnh (thuộc tính) và các thông tin động (phát sinh theo thời gian). Phần mềm cho phép khai báo, cập nhật và thống kê tất cả các thông tin tĩnh và động của hệ thống trang vật tư thiết bị, tài sản của doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý. Hỗ trợ quản lý bằng barcode, đảm bảo sự chính xác và tin cậy.

Phân nhóm tài sản, vật tư thiết bị: Các tiêu chí phân loại đa dạng như loại, tiêu chuẩn, màu sắc, kho, kệ, đơn vị tính,... Phần mềm cho phép khai báo thuộc tính, số lượng và tính chất thông tin khác nhau với mỗi nhóm khác nhau. Vì nhu cầu quản lý đối với mỗi nhóm tài sản, vật tư thiết bị là khác nhau. Ví dụ: với nhóm tài sản ô tô thì doanh nghiệp có nhu cầu quản lý các thuộc tính như: loại xe, hãng sản xuất, dung tích động cơ, tài xế, lịch trình hàng ngày, lịch trình bảo dưỡng xe…; Với nhóm Máy công cụ thì quản lý các thuộc tính như: Hãng sản xuất, năng suất, điện năng tiêu thụ, lịch sử dụng, lịch bảo dưỡng, khấu hao…

Quản lý thông tin đối tác: Quản lý và lưu trữ thông tin về các Đối tác trên cùng một hệ thống (bao gồm Khách hàng, Nhà cung cấp, Đơn vị bảo hành, Sửa chữa,...). Phân quyền người phụ trách, người phối hợp đến từng đối tác.

Bên cạnh đó, Odoo còn hỗ trợ đưa nhanh dữ liệu hiện trạng tài sản lên phần mềm nhằm rút ngắn thời gian nhập dữ liệu ban đầu qua 1 số công cụ tiện ích: Chuyển đổi nhanh thông tin tài sản lên phần mềm bằng ﬁle Excel; Tự động đánh mã tài sản, tạo mã QR code phục vụ tra cứu nhanh thông tin tài sản; Sao chép các tài sản giống nhau; Sửa thông tin nhiều tài sản giống nhau.

2. Quản lý sử dụng tài sản

Odoo hỗ trợ theo dõi, quản lý quá trình sử dụng tài sản theo vòng đời từ khi mua về đến khi tài sản cần thanh lý với 8 pha cụ thể là:

Mua sắm: Odoo cho phép quản lý khép kín quy trình mua sắm tài sản, trang vật tư thiết bị trong 5 bước:

Bước 1 - Yêu cầu mua hàng: Tạo lập và quản lý các yêu cầu mua sắm tài sản, vật tư thiết bị từ các phòng ban với đầy đủ thông tin như chủng loại, số lượng,...

Bước 2 - Thu thập chào giá: Quản lý thông tin chào giá và hỗ trợ đánh giá các nhà cung cấp khác nhau với đầy đủ các thông tin đối tác, mức giá, sản phẩm,…

Bước 3 - Đơn mua hàng: Quản lý thông tin đơn mua hàng chi tiết theo thông tin đối tác, sản phẩm,... Odoo hỗ trợ tạo nhanh đơn mua hàng từ thông tin yêu cầu mua hàng hoặc chào giá.

Bước 4 - Nhận hàng: Quản lý và kiểm soát quá trình nhận hàng. Lưu trữ thông tin, nhập kho tài sản, thông tin giao nhận, thông tin sản phẩm,… Odoo hỗ trợ tạo nhanh hóa đơn mua từ thông tin trên đơn mua hàng.

Bước 5 - Hóa đơn mua: Quản lý hóa đơn mua với đầy đủ thông tin nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, thông tin giao nhận,… Odoo hỗ trợ tạo nhanh hóa đơn mua từ thông tin trên đơn mua hàng hoặc phiếu nhận hàng.

Điều chỉnh: Theo dõi, quản lý lịch sử quá trình biến động tài sản về giá trị, thời gian khấu hao.

Điều chuyển: Theo dõi, quản lý thông tin điều chuyển tài sản giữa các tổ chức, phòng ban, nhân viên. Hệ thống tự động hạch toán tăng tài sản tương ứng tại tổ chức nhận tài sản sau điều chuyển và ngừng trích khấu hao/phân bổ chi phí tại tổ chức thực hiện điều chuyển.

Khấu hao: Odoo cho phép quản lý thông tin và tự động phân bổ khấu hao cho nhiều đối tượng (phòng ban, tổ chức khác) theo thông tin cập nhật mới nhất của tài sản.

Cấp phát: Theo dõi thông tin cấp phát/thu hồi sử dụng tài sản trong nội bộ tổ chức: thông tin tài sản, đối tượng nhận tài sản, trạng tháo tài sản…

Sửa chữa, kiểm định, bảo hiểm: Tự động lập kế hoạch bảo trì, kiểm định, mua bảo hiểm định kỳ cho tài sản. Theo dõi, ghi chép và quản lý các thông tin, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa,... liên quan đến tài sản.

Kiểm kê: Hỗ trợ lập kế hoạch kiểm kê tài sản theo nhóm tài sản, loại tài sản, phòng ban, bộ phận, khu vực/vị trí.

Thanh lý: Quản lý thông tin thanh lý/nhượng bán tài sản và hỗ trợ tự động hạch toán giảm tài sản sau khi thanh lý/nhượng bán tài sản.

II. QUẢN LÝ BẢO TRÌ

Vai trò của quản lý bảo trì không chỉ là sửa chữa nhanh chóng khi máy móc thiết bị gặp sự cố, mà còn phòng ngừa rủi ro nhằm hạn chế sự hư hỏng đột ngột của máy móc trong quá trình sử dụng.

1. Quản lý bảo trì phòng ngừa

Bảo trì phòng ngừa là một chiến lược bảo trì mà nó thực hiện trước khi các hỏng hóc xảy ra. Odoo hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa dựa trên chu kỳ hoạt động của vật tư thiết bị, theo khuyến cáo của nhà sản xuất, theo kế hoạch sản xuất. Odoo được thiết kế để cảnh báo lịch bảo trì định kỳ một cách tự động, tránh bỏ sót công việc.

i. Bảo trì định kỳ

Số hóa các nhiệm vụ bảo trì định kỳ.
Chức năng đặt tần suất lặp, hệ thống sẽ tự động tính toán và sinh ra các lần bảo trì tiếp theo, nhắc nhở khi đến hạn.
Theo dõi các lần bảo trì gần đây.

ii. Kế hoạch bảo trì

Lập kế hoạch bảo trì theo kế hoạch sản xuất của đơn vị.
Tự động gợi ý các nhiệm vụ bảo trì sắp tới cần thực hiện.
Lập dự trù nhân công, vật tư.

2. Quản lý bảo trì khắc phục

Odoo hỗ trợ người vận hành tạo và gửi yêu cầu về các vấn đề liên quan đến tài sản, thông báo đến từng bộ phận liên quan. Quản lý tập trung các kết quả kiểm tra để có cái nhìn tổng quan về tình trạng tài sản toàn hệ thống. Nghiệp vụ kiểm tra và giám sát vận hành được hỗ trợ nhanh chóng bằng ứng dụng di động. Quy trình quản lý bảo trì khắc phục khép kín từ khi phát hiện đến khi sự cố được khắc phục với 5 bước:

3. Quản lý công việc bảo trì

Hỗ trợ cán bộ quản lý giao việc theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng, đơn giản.

Giao việc, thực hiện công việc trên phần mềm dễ dàng, mọi lúc mọi nơi.
Quản lý công việc đến từng cá nhân và nhóm bảo trì.
Theo dõi lịch trình công việc cá nhân trên di động.
Tự động thông báo, nhắc nhở các mốc thời gian và trạng thái công việc.
Liên thông dữ liệu với nhiều phân hệ khác để đảm bảo liên thông trong quy trình bảo trì và lưu trữ dữ liệu.

i. Giao Việc Bảo Trì

Hỗ trợ người quản lý giao việc cho nhân viên của mình về: nội dung cần thực hiện, nhân sự tham gia, vật tư cần sử dụng,chi phí khác.

Tự động thông báo công việc.
Trao đổi thông tin.
Đính kèm các tà i liệu liên quan đến công việc.

ii. Lịch trình Công Việc Bảo Trì

Quản lý lịch trình công việc của từng cá nhân, bộ phận:

Phân bổ công việc cho nhân viên một cách hợp lý để phù hợp với kế hoạch sản xuất của đơn vị.
Dễ dàng thay đổi thời gian cũng như là người thực hiện.

iii. Thực hiện Công Việc Bảo Trì

Hỗ trợ nhân viên bảo trì thực hiện báo cáo công việc trên Web, di động

Ghi nhận vấn đề cũng như là nguyên nhân và biện pháp xử lý.
Chụp ảnh báo cáo công việc.
Tích hoàn thành các nội dung cần thực hiện.
Ghi nhận các mức nhân công, vật tư sử dụng thực tế.

iv. Theo dõi công việc

Theo dõi tiến độ thực hiện công việc trên Web và di động, nhắc nhở đốc thúc công việc theo cơ chế cảnh báo thông minh.

ƯU ĐIỂM VƯỢT TRỘI CỦA QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG ODOO ERP

Odoo ERP là một giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc quản lý bảo trì và tối ưu hóa quy trình bảo trì, loại bỏ nhu cầu quản lý bằng bảng tính thủ công. Một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tài sản của mình từ khâu mua sắm tài sản tới quản lý và sử dụng.

Những ưu điểm vượt trội khi quản lý tài sản doanh nghiệp bằng Odoo:

100% công nghệ Cloud: Phần mềm hoạt động hoàn toàn dựa trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi, từ bất kỳ vật tư thiết bị hỗ trợ internet nào mà không cần đội ngũ IT, cơ sở hạ tầng CNTT.
Di động: Ứng dụng di động giúp tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu ở mọi nơi, hỗ trợ quét mã QR code dễ dàng hơn.
Tập trung dữ liệu: Tài sản của bạn có thể ở mọi nơi nhưng thông tin tài sản và bảo trì (thông tin tài sản, nhật ký sử dụng, lịch trình bảo trì…) tập trung trên 1 hệ thống duy nhất. Đơn giản và tối ưu hóa các nghiệp quản lý, sử dụng dữ liệu.
Dashboard, báo cáo mạnh mẽ: Odoo ERP cung cấp nhiều loại Dashboard báo cáo về tài sản, công việc, chi phí, công tác bảo trì. Cho phép ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác hơn dựa trên thông tin được cung cấp kịp thời, trực quan.