Các sổ nhật kí 

Điều rất quan trọng là ghi lại tất cả các mục kế toán của bạn trong các tạp chí kế toán. Nhật ký kế toán là một bản ghi các giao dịch được sắp xếp theo ngày tháng. Trong Odoo, bạn có thể tạo nhật ký bán hàng cho hóa đơn của khách hàng, nhật ký mua hàng cho hóa đơn của nhà cung cấp, nhật ký ngân hàng cho các giao dịch ngân hàng và nhật ký chung cho các hoạt động linh tinh khác. Sau khi tạo các nhật ký kế toán phù hợp, bạn có thể ghi lại các giao dịch kinh doanh của mình trong các nhật ký này bằng cách thêm các mục nhật ký. Để xem và tạo Nhật ký trong Odoo, bạn có thể vào menu Cấu hình của mô-đun Kế toán nơi bạn sẽ thấy tùy chọn Nhật ký như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Danh sách các tạp chí đã được định cấu hình có thể được xem tại đây với các chi tiết về Tên tạp chí, Loại, Nhóm tạp chí, Mã ngắn và Tài khoản mặc định. Bạn có thể tạo một Nhật ký mới để ghi lại các bút toán kế toán của mình bằng nút Mới.

Sau khi đề cập đến Tên tạp chí, bạn được yêu cầu xác định Loại tạp chí. Id công ty của bạn sẽ tự động điền vào trường Công ty. Trong Odoo, bạn có thể tạo các nhật ký Bán hàng, Mua hàng, Tiền mặt, Ngân hàng và Khác. Các tùy chọn cấu hình còn lại sẽ thay đổi theo loại nhật ký bạn chọn. Loại nhật ký sẽ quyết định nơi sử dụng tạp chí này để ghi lại một mục kế toán.

Chúng ta hãy xem cấu hình của từng loại tạp chí một cách riêng biệt.

Việc bán hàng

Đối với các mục hóa đơn của khách hàng, bạn có thể định cấu hình nhật ký bán hàng. Đối với điều này, bạn có thể chọn Loại Nhật ký là Bán hàng. Bạn sẽ nhận được một số trường bổ sung trong cả mục Nhật ký và tab Cài đặt nâng cao.

Trong tab Bút toán phát sinh, bạn có thể xác định Thông tin Kế toán của các mục trong nhật ký này. Bạn có thể đặt Tài khoản thu nhập mặc định cho nhật ký bán hàng trong tab này. Bạn có thể bật trường Trình tự ghi chú tín dụng chuyên dụng nếu bạn không muốn chia sẻ cùng một trình tự cho các hóa đơn và ghi chú tín dụng từ tạp chí này. Bằng cách kích hoạt tùy chọn này, một trình tự chuyên dụng sẽ được gán cho các ghi chú ghi có được thêm vào tạp chí này. Bạn có thể đề cập đến một tên ngắn hơn được sử dụng để hiển thị trong trường Mã ngắn. Các mục nhật ký của tạp chí này sẽ được đặt tên bằng cách sử dụng tiền tố này làm mặc định. Tiền tệ được sử dụng để ghi lại các báo cáo kế toán có thể được chỉ định trong trường tương ứng.

Trong tab Cài đặt nâng cao, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập bằng cách đề cập đến Tài khoản được phép. Nếu không muốn đặt bất kỳ quyền kiểm soát nào đối với tài khoản, bạn có thể để trống trường này. Mục nhập kế toán hoặc hóa đơn sẽ nhận được hàm băm ngay sau khi được đăng bằng cách bật tính năng Khóa mục nhập đã đăng bằng hàm băm. Làm như vậy, bài viết đã đăng sẽ bị khóa và không thể sửa đổi được nữa.

Trong trường Loại liên lạc, bạn có thể xác định phương thức liên lạc thanh toán. Bạn có thể đặt giao tiếp mặc định ở đây sẽ xuất hiện trên hóa đơn của khách hàng, sau khi được xác thực, để giúp khách hàng tham khảo hóa đơn cụ thể đó khi thực hiện thanh toán. Nó có thể được đặt là Mở, Dựa trên Hóa đơn hoặc Dựa trên Khách hàng. Trong trường Tiêu chuẩn giao tiếp, bạn có thể chọn các kiểu khác nhau cho từng loại tham chiếu. Ở đây, giá trị mặc định là tham chiếu Odoo. Bằng cách định cấu hình máy chủ Email trong trường nhất định, có thể tạo hóa đơn trên Email. Để theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng, bạn có thể lên lịch các hoạt động khác nhau với khách hàng. Hoạt động được đề cập trong trường Hoạt động lên lịch sẽ được lên lịch tự động vào ngày đến hạn thanh toán để cải thiện quy trình thu nợ.

Mua hàng

Để ghi lại các mục hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể tạo nhật ký mua hàng. Loại Nhật ký có thể được đặt là Mua hàng. Các tab Mục nhập Nhật ký và Cài đặt Nâng cao gần giống với tab Nhật ký bán hàng.

Tại đây, bạn được yêu cầu đề cập đến Tài khoản Chi phí Mặc định trong trường thông tin kế toán.

Tiền mặt

Các mục kế toán thông qua các giao dịch tiền mặt thủ công có thể được ghi lại bằng Nhật ký tiền mặt. Trong khi định cấu hình nhật ký tiền mặt, bạn sẽ nhận được một số tab bổ sung như trong hình bên dưới.

Trong tab Mục Nhật ký, bạn có thể chỉ định Tài khoản Tiền mặt. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định Tài khoản tạm dừng cho nhật ký tiền mặt. Các báo cáo và giao dịch ngân hàng sẽ được đăng trên tài khoản tạm dừng cho đến khi đối chiếu cuối cùng tìm đúng tài khoản. Tài khoản Lãi và Tài khoản Lỗ được đề cập ở đây được sử dụng để đăng ký lãi hoặc lỗ tương ứng khi số dư cuối kỳ của máy tính tiền khác với những gì hệ thống tính toán. Nếu bạn muốn có trình tự thanh toán chuyên dụng cho các khoản thanh toán và giao dịch ngân hàng được đăng trên tạp chí này, bạn có thể bật tính năng Trình tự thanh toán chuyên dụng.

Các phương thức thanh toán đến và tên của chúng có thể được chỉ định trong tab Thanh toán đến. Tương tự, có thể thêm phương thức thanh toán đi và tên của chúng trong tab Thanh toán đi.

Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập của các tài khoản tiền mặt bằng cách đề cập đến các tài khoản được phép trong tab Cài đặt nâng cao.

Ngân hàng

Các mục giao dịch ngân hàng có thể được ghi lại trong tạp chí ngân hàng. Đối với điều này, bạn có thể chọn Ngân hàng làm loại nhật ký.

Tại đây, bạn cần chỉ định Tài khoản ngân hàng cùng với Số tài khoản. Tùy chọn bạn chọn trong trường Nguồn cấp dữ liệu ngân hàng sẽ xác định cách đăng ký bảng sao kê ngân hàng. Bạn có thể nhập báo cáo ngân hàng hoặc tự động đồng bộ hóa ngân hàng. Có thể chọn tùy chọn Chưa xác định nếu bạn không biết cụ thể về việc đăng ký sao kê ngân hàng.

Các phương thức thanh toán được sử dụng cho Thanh toán đến và Thanh toán đi có thể được chỉ định trong các tab tương ứng.

Trong khi chọn các phương thức thanh toán khác nhau, bạn sẽ nhận được các tùy chọn cấu hình bổ sung dựa trên phương thức thanh toán bạn chọn.

Để ghi lại các hóa đơn và khoản thanh toán không phù hợp với bất kỳ danh mục cụ thể nào, bạn có thể sử dụng nhật ký linh tinh. Sau khi bạn hoàn tất cấu hình Nhật ký, nó sẽ tự động được lưu vào hệ thống của bạn.

Tất cả các mục được thêm vào nhật ký có thể được quan sát bằng cách sử dụng nút thông minh Mục nhật ký như trong hình trên.