Đối soát

Đối chiếu ngân hàng là điều cần thiết để kiểm tra xem có bất kỳ sự khác biệt nào trong các tài khoản được sử dụng cho các giao dịch kinh doanh hay không bằng cách so sánh chúng. Nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào, bạn có thể sửa chúng ngay lập tức bằng cách thực hiện các hành động khắc phục. Sẽ rất khó để khớp hồ sơ ngân hàng với sao kê tài khoản theo cách thủ công. Trong kinh doanh, các giao dịch tiền mặt được ghi vào tài khoản tiền mặt và điều quan trọng là phải đồng bộ với tài khoản ngân hàng. Để đảm bảo điều này, cần xác nhận rằng tài khoản ngân hàng khớp với tài khoản tiền mặt. Thực hiện tất cả các thao tác này theo cách thủ công sẽ khó khăn và tiêu tốn nhiều thời gian và công sức. Bạn có thể dựa vào mô-đun Kế toán Odoo để đơn giản hóa quy trình đối chiếu.

Bạn có thể dễ dàng thực hiện các hoạt động đối chiếu từ chính Bảng điều khiển kế toán.

Tại đây, bạn sẽ nhận được danh sách các câu lệnh cần đối chiếu tại nút Đối chiếu như hình trên.

Bạn có thể quan sát đối chiếu sao kê ngân hàng trong cửa sổ này. Ở phía bên trái của màn hình, có thể thấy các báo cáo được sắp xếp dựa trên ngày kế toán. Bạn có thể thấy nhãn 'Đã khớp' trên các sao kê cho biết rằng các sao kê đã được khớp với tài khoản ngân hàng. Các báo cáo cần được kiểm tra và đối chiếu sẽ được dán nhãn là 'Để kiểm tra'.

Để làm cho quá trình đối chiếu dễ dàng hơn, trước tiên bạn có thể định cấu hình mô hình đối chiếu phù hợp. Điều này có thể được thực hiện từ tùy chọn Mô hình đối chiếu có sẵn trong menu Cấu hình.

Bạn có thể xem các mô hình đối chiếu đã có sẵn trong cửa sổ này với các chi tiết về Tên, Loại và trạng thái Tự động xác thực. Sử dụng nút Tạo để có cửa sổ cấu hình mới.

Sau khi đề cập đến Tên của mô hình đối chiếu, bạn có thể chọn loại từ các tùy chọn đã cho. Các tùy chọn cấu hình còn lại sẽ thay đổi theo loại bạn chọn.

Nút để tạo mục đối ứng

Trong trường hợp tùy chọn Nút tạo mục nhập đối ứng làm loại mô hình, bạn sẽ nhận được trường Tính khả dụng của Nhật ký, nơi bạn có thể thêm nhật ký dưới dạng Tiền mặt hoặc Ngân hàng. Mô hình đối chiếu sẽ chỉ có sẵn từ các tạp chí đã chọn.

Trong tab Mục nhập Đối tác, bạn được phép chỉ định Tài khoản, Loại Số tiền, Số tiền, Phân tích và Nhãn Mục Nhật ký. Loại tài khoản có thể là Cố định, Tỷ lệ phần trăm số dư, Tỷ lệ phần trăm của dòng sao kê hoặc Từ nhãn. Sau khi hoàn tất cấu hình, Nút tạo mô hình mục nhập đối ứng để đối chiếu đã sẵn sàng để sử dụng.

Quy tắc đề xuất mục nhập đối tác

Trong trường hợp Quy tắc đề xuất mục nhập đối tác, các tùy chọn cấu hình có sẵn được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Auto-Validate cần kích hoạt để tự động xác thực dòng sao kê. Sau khi đề cập đến Tính khả dụng của Tạp chí, bạn có thể chọn Loại Số tiền phù hợp từ các tùy chọn đã cho là Đã nhận (chỉ áp dụng khi nhận một số tiền), Đã thanh toán (chỉ áp dụng khi thanh toán một số tiền) hoặc Đã thanh toán/Đã nhận (áp dụng trong cả hai trường hợp). Bằng cách đó, mô hình đối chiếu sẽ chỉ được áp dụng cho loại giao dịch đã chọn. Trong Điều kiện về số tiền, bạn có thể đề cập đến một số tiền cụ thể và mô hình đối chiếu sẽ được áp dụng khi số tiền đó thấp hơn, lớn hơn hoặc nằm giữa số tiền đã chỉ định. Bạn có thể đặt quy tắc cho Nhãn, Ghi chú và Loại giao dịch là Chứa, Không chứa hoặc Khớp Regex. Bằng cách kích hoạt trường Đối tác được đặt, mô hình đối chiếu sẽ chỉ được áp dụng khi khách hàng/nhà cung cấp được đặt. Bằng cách kích hoạt tùy chọn này, bạn sẽ có thể nhận được các trường bổ sung để đề cập đến Đối tác phù hợp và Danh mục phù hợp. Thêm mục nhập đối tác trong không gian nhất định bằng cách sử dụng nút Thêm dòng.

Trong tab Bản đồ đối tác, bạn có thể thêm Tìm văn bản trong nhãn, Tìm văn bản trong ghi chú và Đối tác bằng cách sử dụng nút Thêm dòng.

Quy tắc khớp hóa đơn/hóa đơn

Cửa sổ cấu hình của quy tắc loại mô hình đối chiếu để khớp hóa đơn/các hóa đơn được hiển thị bên dưới. Để tự động xác thực dòng sao kê, bạn có thể bật trường Tự động xác thực. Trong Giới hạn tháng tìm kiếm, bạn có thể đặt một số tháng trong quá khứ để xem xét các mục từ khi áp dụng mô hình này.

Thứ tự khớp có thể được đặt là Cũ nhất trước hoặc Mới nhất trước. Trong tab Điều kiện giao dịch ngân hàng, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn tương tự như chúng ta đã thảo luận trước đó. Ngoài ra, bạn sẽ kích hoạt Dung sai thanh toán để chấp nhận chênh lệch trong trường hợp thanh toán thiếu. Trường Đồng tiền có thể được kích hoạt để hạn chế các đề xuất có cùng loại tiền với dòng sao kê. Trong trường Khớp Hóa đơn/Hóa đơn với, bạn có thể kích hoạt Nhãn, Ghi chú hoặc Tham chiếu để khớp hóa đơn/hóa đơn. Có thể hoàn thành cấu hình bằng cách định cấu hình Ánh xạ đối tác trong tab tương ứng.

Để lấy danh sách tất cả các sao kê cần đối chiếu, bạn có thể vào tùy chọn Đối chiếu có sẵn trong menu Kế toán.

Tại đây, bạn có thể sử dụng nút Đối chiếu để thực hiện đối chiếu sao kê với tài khoản ngân hàng.

Từ Bảng điều khiển kế toán của mô-đun, bạn có thể dễ dàng nhập sao kê ngân hàng vào hệ thống của mình, có thể được sử dụng cho quá trình đối chiếu sau này. Bạn có thể nhập bảng sao kê ngân hàng của mình ở định dạng CSV, OFX, QIF và CAMT dựa trên tùy chọn bạn kích hoạt từ menu Cài đặt của mô-đun Kế toán.

Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn tương ứng trong tab Ngân hàng & Tiền mặt như trong hình trên.

Khi bạn kích hoạt tính năng này, bạn sẽ có thể nhận được một nút để nhập báo cáo ngân hàng từ Bảng điều khiển kế toán.